Projet numéro 1504 : "GESTION DOCUMENTAIRE"


Initiateur du projet :
Prestataire sélectionné : aksel
Evaluation prestataire : (9.42/10)
Description projet :

 

Gestion de fichiers et documents en ligne – Mode ASP

Les Fonctions


Le dépôt des documents ou fichiers
Les alarmes
La restitution des documents
La certification / option
La gestion des documents
Les fonctions avancées

Gestion de fichiers et documents en ligne – Mode ASP La structure du site doit se composer d’un ensemble de fichiers et bases de données structurés, optimisés pour une utilisation accrue du système avec un nombre d’utilisateurs et de requêtes conséquents. Les données sont organisées dans des dossiers propres à chaque application et les fichiers sources sont clairement commentés. Cette clarté est nécessaire à la compréhension du système en cas de modifications La structure est la clé de voûte du système et des applications, elle intègre toutes les fonctions nécessaires au fonctionnement et à l’administration du site.1. Avec une structure :- ; ; Interface d’administration- ; ; Portail d’accès niveau client- &am p;nb sp; Portail d’accès niveau revendeur- Portail d’accès niveau experts- &a mp;n bsp; Authentification- ; ; Gestion des comptes et de la facturation- & ;nbs p; Gestion de l’information- &a mp;n bsp;

L’INTERFACE ADMINISTRATION

Uniquement pour l’équipe administrateur du site e-tag pour la gestion des groupes et utilisateurs du système, mots de passe et droits respectifs sur toutes les application disponibles.L’administrateur peut régler les préférences générales du système et des diverses applications.Fonctionnalités :- &a mp;n bsp; Authentification sécurisé dés l’ouverture- & ;nbs p; Authentification unique pour tout l’Intranet - &am p;nb sp; Gestion performante des sessions - &am p;nb sp; Personnalisation des interfaces - &am p;nb sp; Vérification de validité renforcée - &am p;nb sp; Détection de connexions multiples

LES PORTAIL D’ACCES

C’est le point d’entrée du site. L’interface est constituée d’un système de navigation répertoriant les applications, classées par rubriques. Une page d’accueil reprend les informations récentes et urgentes, l’ensemble est personnalisable par chaque utilisateur dans son espace de réglage des préférences.Fonctionnalit& amp; eacute;s :- &a mp;n bsp; Consultation des utilisateurs et de leurs informations - &am p;nb sp; Système performant de filtres de recherche - &am p;nb sp; Informations de base gérées par l’administrateur - &am p;nb sp; L’utilisateur peut ajouter ses propres données - &am p;nb sp; Menu d’accès rapide aux fiches des utilisateurs- &am p;nb sp; Gestion complète des groupes et des utilisateurs- &am p;nb sp; Gestion de la facturation en fonction des applications - &am p;nb sp; Attribution d’applications et des droits associés- Paramétrage de l’espace disque utilisateur - &am p;nb sp; Gestion des mots de passe et de la sécurité- ; ; Préférence générale des applications utilisateur- & ;nbs p; Prise en compte des agences ou filiales

L’AUTHENTIFICATION

Un système d’authentification sécurisé protocole SSL est intégré, chaque utilisateurdoit entrer un nom et un mot de passe pour accéder à son portail personnalisé. Une seule authentification est nécessaire pour accéder à l’ensemble des applications attribuées à l’utilisateur.Fonctionnalité ; ;s :- &a mp;n bsp; Interface d’accueil regroupant les informations- &am p;nb sp; Réglage des préférences utilisateurs- &am p;nb sp; Adaptation de l’interface par thème graphique - &am p;nb sp; Choix des informations de la page d’accueil - &am p;nb sp; Alerte sur l’arrivée de nouveaux messages

L’ANNUAIRE LDAP –Gestion de l’Active Directory et

L’annuaire regroupe tous les utilisateurs des applications du site e-tag. L’annuaire permet de faire des tris grâce à un système de filtre. Depuis l’annuaire, vous pouvez sélectionner des utilisateurs et effectuer diverses actions grâce à un menu d’action rapide prévu à cet effet.Les Fonctions de la première application LA GED
1.
Le dépôt des documents ou fichiers
2.
Les alarmes
3.
La restitution des documents
4.
La certification / option
5.
La gestion des documents
6.
Les fonctions avancées
DEPOT AU COFFRE
La première vocation est de simplifier à l'extrême tout dépôt au coffre, associant l'usage du scanner à celui du fax, de l'informatique et du courrier postal...
 Scan est un assistant scanner Il permet en un seul clic de piloter votre scanner et de transférer directement le document numérisé dans votre coffre-fort sans connaissance technique particulière. Scan apporte la simplicité d'un photocopieur à l'usage d'internet !


 Fax est une solution immédiate et très simple vous permettant de déposer au coffre tous vos documents papier par télécopie ou courrier en y joignant simplement la page de garde fournie dans votre compte. La réception de vos documents est alors traitée automatiquement par la présence d'un code barre incorporé.


 T& ;eac ute;léchargement de fichier simple, mutiple ou dossier est le moyen le plus simple de tranférer dans la GED tous documents électroniques issues de vos applications préférées (Word, Excel...) ainsi que toutes vos précieuses photos.


 CD permet de déposer en une fois au coffre tout votre fond documentaire existant sans ressaisie ni travail fastidieux par le simple envoi d'un CD.


 Mémo est un assistant à la création de documents directement en ligne. A cet effet, vous propose un éventail très pratique de formulaires pré-enregistrés correspondants à différents types de situation de la vie de tous les jours. – OPTION

ALARMES

 Créer très simplement des Alarmes pour être prévenu par email automatiquement avant une échéance, et même prévoir un renouvellement automatique de chaque alarme selon une périodicité allant d'une semaine à 36 mois... Exemple d'emplois :
  • Fin de période de garantie : définissez une alarme pour vérifier à temps le parfait fonctionnement de vos achats et les faire réparer ou échanger le cas échéant. Après il sera trop tard !
  • Fin de validité de documents à renouveler (passeport, carte d'identité, vaccinations ...)
  • Date limite de renégociation des contrats automatiquement renouvelables (assurance auto, assurance habitation...) : mettez en place une alarme pour faire jouer la concurrence avant la date limite imposée par vos fournisseurs !
  • Renouvellement d'ordonnance pour les affections de longues durées...
  • Date d'échéance d'abonnement (presse, contrats divers...) : pensez à renouveler vos contrats ou effectuer vos règlements.

RESTITUTION DES DOCUMENTS
La garantie de consultation et de restitution de vos documents à tout moment et en tout lieu est un fondement .
 Visualiser un document en ligne est le premier mode de restitution d'un document. C'est un moyen simple, naturel et intuitif pour prendre connaissance d'un document déposé préalablement au coffre.
Son
impression est alors possible directement sur l'imprimante de tout poste connecté à internet. Visualisation en mode vignette.


 Envoyer par mail un document en pièce jointe est un moyen simple et efficace de donner copie de votre document immédiatement à tout correspondant de votre choix en cas de besoin. C'est aussi l'occasion de rajouter un commentaire à votre envoi.


 Récupére r par téléchargement un document est la possibilité d'obtenir immédiatement sur votre poste de travail un exemplaire électronique de vos documents et fichiers informatiques.


CERTIFICATION – Option ou intégration Tiers
Certifier les dates de dépôt, et garantir la restitution de documents intègres et conformes aux documents d'origine déposés au coffre.
En cas de litige ou de doute sur la date de dépôt, ou sur la conformité au document originel déposé au coffre en référence à la norme Afnor NF Z42-013, permet : 1. de transmettre à votre demande par email avec le document concerné le Certificat de conformité incluant la date et l'heure de dépôt ainsi que la preuve de l'intégrité du document.

2. de proposer un service de vérification pour attester que le document en votre possession ou transmis à votre destinataire correspond bien à celui qui a été initialement déposé dans sa totale intégrité.Comment vérifie-t-on le Certificat de conformité d'un document ?

Lors du dépôt d'un document dans votre coffre par quelque moyen que ce soit, il est calculé une empreinte électronique (en référence à la norme Afnor NF Z42-013). L'empreinte est obtenue par un algorithme mathématique (MD5) qui transforme un document en une chaîne unique de 32 caractères héxadécimaux. Cette empreinte est scellée avec les autres données sur des supports inaltérables (type WORM).
Lors de la vérification, nous appliquons le même calcul MD5 au document présenté sous sa forme électronique (fichier PDF pour tous les documents papier transmis par l'assistant scanner, par télécopie ou par courrier, ou tout autre format pour les documents numériques déposés par téléchargement : XLS, DOC, PDF, JPG...). S'il y a correspondance entre l'empreinte recalculée du document présenté et celle qui se trouve scellée, nous sommes en mesure d'attester de l'intégrité du document présenté. A contratrio, toute modification du document présenté par rapport au document déposé à l'origine, ne serait-ce que d'un caractère, sera détectée.


Résultat d’une vérification :

Soit "
CORRECT" : le document présenté est conforme à celui déposé au coffre.
Soit "
INCORRECT" : le document présenté ne correspond pas à celui déposé au coffre.
Soit "
INCONNU" : Le document présenté est inconnu de nos services.

Voir le service : Vérification du Certificat de Conformité

Ainsi, en garantissant que le document restitué n'a pas été modifié et en attestant de sa date de dépôt, il peut servir de preuve face à un fournisseur, un juge, un assureur, un client, une caisse de retraite, l'administration fiscale...

GESTION DES DOCUMENTS
Toutes les principales fonctions que l'on attend pour classer et retrouver ses documents sont ici représentées !

Nouveau dossier : permet à tout moment de créer des dossiers et sous-dossiers depuis n'importe quel niveau, et ce de manière illimitée.
> Particulièrement utile pour affiner le
classement de ses documents en dehors des dossiers proposés par défaut par nous.


 Renommer un document ou un dossier est une fonction très appréciable pour modifier le tir quand on change d'avis sur l'organisation de ses documents ou tout simplement pour modifier les choix proposés par défaut à la création du coffre.


 Déplacer un document est tout naturellement la fonction qui permet de ranger différemment ses documents dans le dossier ou sous-dossier désiré. Une liste des destinations possibles est alors proposée. Avec circuit de validation.


 Rechercher un document est la garantie de retrouver instantanément le document égaré. La recherche peut s'effectuer sur le nom complet du document ou seulement sur une partie de celui-ci. Voir possibilité d’avoir un moteur de recherche


 Supprimer un document ou un dossier est la possibilité de détruire immédiatement un document ou tout un dossier complet. Attention : cette action étant irrémédiable, le ou les documents sélectionnés ainsi supprimés sont définitivement détruits sans possibilités de récupération ultérieure.
Droits utilisateurs plusieurs types ( voir, écrire, modifier) et niveau Administrateur, experts, revendeurs, clients

FONCTIONS AVANCEES
fonctions évoluées qui feront de votre ged un véritable centre d'
archivage intelligent...

Envoi automatique d'un accusé de réception par email à chaque dépôt de documents par télécopie ou par courrier. Cette fonction peut être activée ou désactivé à tout moment. Possibilité de donner procuration aux correspondants de votre choix (conjoint, enfants, notaire, famille, ayants droit...) pour consulter les documents déposés au coffre. Cette procuration est réversible à tout moment et ne permet ni de déposer, ni de supprimer un document.

Mise à disposition de dossiers pré-définis tels que Assurance, Banque, Diplômes, Epargne, Factures, Impôts & taxes, Loisirs, Papiers d'identité, Patrimoine, Photos, Retraite, Santé, Vie courante, Vie professionnelle, Véhicules... Fonction de classement automatique dans les dossiers de son choix de tous les documents et fichiers déposés avec les outils Scan, Télé et Mémo.Gestion intelligente des différentes versions des documents portant le même nom en leur associant automatiquement un chiffre supplémentaire.Edition de factures pour passer le service en notes de frais professionnelles.Mise à disposition d'un guide en ligne pour vous assister dans la sélection des documents importants à préserver d'urgence. Suivi de l'occupation du coffre et du nombre de documents par dossier.Modification de son abonnement à tout moment pour passer à un Pack supérieur, ainsi que pour augmenter gratuitement la taille de son coffre.* Sécurité : possibilité de consultation des références horodatées du dernier accès à votre coffre.* Workflow de validation documents, taches etc…
PARTICULARI TES
1 -Certains clients ont un profils différents pour visualiser un tableau de bord à l’accueil et devrons uniquement à la première connexion répondre à une liste de questions qui orientera les documents à classer :
Exemple : - &am p;nb sp; Avez-vous un emprunt O/NSi non la question se grise si oui pop up souhaitez-vous nous faire parvenir-Par fax fenêtre Fax avec edition du document code barre fax voir dans guide utilisateurs-Par numérisation voir guide utilisateurs-Par téléchargement voir guide utilisateursUne fois l’opération effectuée la question se grise et on passe à une nouvelle questions

Une fois toutes les questions faites on tombe alors sur l’écran d’accueil qui sera permanent uniquement pour ses clients.

 

Nature du projet : Ce projet est un projet concret, et une réalisation certaine

Commentaire de l'administrateur

  • le client cherche une structure solide, offshore de préférence, mais où la communication se déroule en français fluide
 
 



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