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Comment rédiger un cahier de charges pour un site Internet ?
Pour faire réaliser un site Internet au forfait, il est important autant pour le client final que pour le prestataire d'avoir un document de définition du travail à accomplir. Ce document permet à la fois de définir le budget, à fournir une base de travail, et à expliciter clairement ce qui est attendu, de manière à réduire au minimum les risques de désaccords entre les deux parties. Cependant, devant la pléthore d'informations à fournir, comment en extraire l'essentiel, et comment faire pour ne rien oublier ?
1. Les fondamentaux
a. Le budget. C'est le premier élément qui vient à l'esprit, et à juste titre. C'est le budget qui détermine la complexité, et le degré de finition de votre site Internet. Proposez-vous une fourchette de prix, ce qui vous donnera de la liberté autant dans le choix des prestataires, que dans l'ajout/suppression de fonctionnalités complémentaires à votre site.
b. Les délais de livraison. C'est un élément essentiel, car il conditionne autant la réussite finale du projet, que sa réorientation éventuelle vers d'autres directions de développement ou vers d'autres prestataires. Le prestataire doit être capable de s'engager sur la date à laquelle votre site sera consultable en ligne. Cependant, cette date finale ne suffit pas. En effet, si votre site est relativement complexe et que le prestataire s'engage à le faire en 3 mois, vous risquez de vous retrouver au bout de 3 mois avec un résultat insatisfaisant : il faut donc prévoir des dates de livraison intermédiaires de versions successives de votre site, de façon à pouvoir vous assurer que le travail avance, et que le site ressemble bien à ce que vous souhaitez.
c. Les livrables. Voici une liste indicative des livrables que le prestataire devrait fournir avec lors de la finalisation du site:
le code source du site, documenté et commenté
les codes de connexion pour l'hébérgement (codes FTP, accès à la section d'administration du site, aux statistiques, etc.)
pour le référencement (s'il fait partie du contrat): liste des mots clés référencés, les moteurs de recherche visés, liste des annuaires où le site a été référencé, copies d'écran à l'appui
Pour des raisons de sauvegarde, tous les livrables devraient être fournis sur un CD, ou sur un dispositif de stockage alternatif.
d. La propriété intellectuelle. C'est un point essentiel, car c'est l'aspect qui détermine la dépendance future du client au prestataire (individuel ou société) qui crée le site. En effet, si la propriété intellectuelle du site appartient au prestataire, le client ne possède qu'une licence d'utilisation de son site Internet : si, à un certain moment, pour des raisons diverses(ex. prix trop élevés, médiocrité du service, etc.), le client souhaite renoncer aux services du prestataire (ex. hébérgement, mise à jour, création de nouveaux modules, etc.), il devra payer un autre prestataire pour recréer le site à 0, car le prestataire est le propriétaire du site et en dispose comme il le souhaite. Si le client possède la propriété intellectuelle de son site, il dispose d'une plus grande liberté d'action, de gestion et d'amélioration de son site. Quelque soit l'accord sur la propriété intellectuelle, transfert ou pas, ceci doit être obligatoirement mentionné sur le contrat.
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2. Le contenu
a. La structure.
combien de pages aura le site? combien de pages seront allouées à chaque catégorie (présentation de l'activité, contact avec les utilisateurs, archive en ligne,etc.)?
il y aura-t-il une section membres ou/et une section administration? quelles seront les fonctionnalités assurées par chacune? Vous pouvez spécifier cela à l'aide d'études de cas.
b. L'objectif du site. Voici quelques exemple d'objectifs pour un site Internet:
faire la promotion d'un produit ou d'un bien
informer le public
générer des contacts pour une prospection ultérieure
vendre en ligne
mieux se faire connaître
accroître la facilité de communication avec le public (les clients)
Très souvent, il peut s'agir d'un peu de tout cela, mais il est important de choisir les 2-3 objectifs principaux. La strucutre du site en dépendra, et les efforts de développement du prestataire également. Par exemple, si votre but sera de mieux vous faire connaître, la mise en page du site, ainsi que l'organisation des liens seront conçues de manière à orienter le visiteur vers des informations clé.
c. Le message à transmettre. Quels sont les principaux messages à transmettre? Focalisez-vous sur 2 ou 3 messages prncipaux par exemple : nos services sont les plus compétitifs du marché, 30% moins cher que nos concurrents; nous sommes le portail d'informations numéro 1 sur Internet en ce qui concerne les comparateurs de prix; l'activité principale de notre société est la commercialisation de progiciels SAP, etc.
d. Les documents fournis par le client. D'abord, le client doit fournir un ensemble de documents de présentation de sa société/activité, comme par exemple des plaquettes commerciales, de présentations PPT, ees contrats, et plus généralement n'importe quel document non-confidentiel permettant au prestataire de mieux connaître l'objet du site à réaliser. Il faut s'entendre dès le début entre client et prestataire qui fournit les images et le texte présent sur les pages de votre site web. Un manque d'attention à ce détail peut faire durer très longtemps la finalisation d'un site, dans la mesure où le prestataire peut attendre que ce soit le client qui fournisse la totalité des images et textes. Un juste milieu consiste à se partager la tâche : le client fournit les quelques images et textes les plus importants, et le prestataire le reste.
e. Les graphismes. Vous devez avoir une idée de la tonalité du site (sérieux, professionnel, effets graphiques spéciaux nombreux, etc.). Vous pouvez souhaiter intégrer des éléments graphiques caractéristiques de votre activité ou de votre entreprise (ex. logo, images, couleurs, etc.). Si vous avez un exemple de site qui vous plaît, vous pouvez indiquer au prestataire que vous souhaitez "un site dans ce genre-là". Tous ces éléments sont importants pour le webdesigner, car il sait dans quelle direction s'orienter pour trouver l'identité graphique de votre site.
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3. La technologie et l'adaptabilité
a. La technologie utilisée. Il est important de mentionner les technologies utilisées pour la réalisation de votre site Internet. Il peut s'agir le plus souvent des technologies PHP&MySQL ou ASP&ACCESS, sans exclure d'autres plateformes plus 'exotiques' comme OpenLaszlo, etc. Aujourd'hui, PHP&MySQL est la première technologie et de loin la plus utilisée, en raison de sa viabilité et de sa gratuité. ASP&ACCESS est également très viable, mais son coût relativement élevé a tendance à éloigner les développeurs. Il faut cependant faire attention aux compatibilité, portabilité et pérennité de la plateforme utilisée, car une technologie novatrice, même extrêmement viable, vous portera de sérieux préjudices si elle disparaît du marché, en vous obligeant à effectuer la migration de votre site vers d'autres technologies, qui peut coûter très cher.
b. La gestion du contenu et les mises à jour. Bien que ce soit une facilité supplémentaire pour n'importe quel site, la gestion de contenu est indispensable pour certains types de sites, comme par exemple les sites éditoriaux. Si vous serez ammené à changer souvent le contenu textuel ou graphique de votre site, demandez au prestataire de réaliser une section administration avec un module de gestion de contenu du site. Sinon, vous serez soit obligé de faire en permanence appel aux services d'un webmaster, soit faire la mise à jour du contenu par vous même, en modifiant les fichiers du site à partir du serveur FTP, ce qui sera relativement encombrant, et nécessite quelques connaissances sommaires de HTML. Dans l'éventualité de bogues grossiers sur votre site, qui ne seraient pas découverts avant le paiement, obtenez de la part du prestataire un engagement contractuel quant à leur réparation. Normalement, il s'engage à vous fournir un site web fonctionnel et viable, et si tel n'est pas le cas, il doit s'engager à régler les problèmes le plus rapidement possible.
c. Le support multilangue. Même si au moment où vous faites réaliser votre site, vous ne vous addressez qu'à un public exclusivement français, soyez prévoyant. Il est relativement peu coûteux de prévoir dès le début un support multilangue pour votre site, même si vous ne l'utiliserez pas tout de suite : cela implique une particularité dans la programmation des pages web. Par contre, si programmer un site avec support multilangue est relativement facile lors de sa conception, adapter un site web en français à une autre langue suppose un travail relativement long, répétitif, et minutieux, donc potentiellement cher.
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